Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, tối ưu chi phí vận hành là yếu tố quyết định giúp chuỗi cửa hàng tăng trưởng bền vững. Tuy nhiên, rất nhiều chủ chuỗi vô tình để chi phí leo thang mà không nhận ra nguyên nhân. Dưới đây là 5 lỗi phổ biến khiến chi phí vận hành chuỗi nhà hàng đội lên chóng mặt — và cách doanh nghiệp có thể phòng tránh.
1. Thiếu tiêu chuẩn vận hành thống nhất
Một hệ thống chuỗi chỉ có thể vận hành ổn định khi mọi quy trình được tiêu chuẩn hóa. Tuy nhiên, nhiều thương hiệu lại thiếu một bộ SOP thống nhất hoặc xây dựng theo dạng đối phó. Khi quy trình không rõ ràng, nhân viên làm việc tùy hứng, mỗi cửa hàng xử lý theo một kiểu. Điều này dẫn đến sai sót lặp lại, mất nhiều thời gian đào tạo lại, chất lượng dịch vụ không đồng đều và chi phí vận hành tăng mà không có sự cải thiện tương ứng. Đó là chưa kể việc chủ doanh nghiệp phải liên tục can thiệp, sửa lỗi và xử lý sự cố — những hoạt động vừa tốn thời gian, vừa hao tổn nguồn lực. Một bộ SOP chi tiết và cập nhật định kỳ chính là nền tảng giúp giảm chi phí vận hành dài hạn.
2. Quản lý nhân sự không hiệu quả
Chi phí nhân sự luôn là chi phí lớn trong tổng chi phí vận hành chuỗi. Nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý theo phương pháp thủ công, từ phân ca, chấm công đến tính lương. Những sai lệch nhỏ trong quy trình này qua thời gian tạo thành thất thoát lớn. Không chỉ vậy, việc tuyển dụng thiếu tiêu chuẩn, đào tạo lại liên tục hay không có hệ thống đánh giá năng lực khiến năng suất lao động thấp hơn nhiều so với mức chi phí bỏ ra. Khi nhân sự không được quản trị đúng cách, chi phí đội lên nhưng hiệu quả không tăng tương xứng — đây là lý do khiến nhiều chuỗi càng mở rộng càng “đuối” về tài chính. Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân sự là bước quan trọng giúp kiểm soát và tối ưu chi phí.
3. Kiểm soát hàng tồn kho không đảm bảo
Hàng tồn kho luôn là bài toán khó của các mô hình chuỗi. Tồn quá nhiều gây đọng vốn, tồn quá ít khiến mất doanh thu. Nhưng vấn đề nghiêm trọng nhất là tồn kho không chính xác — điều xảy ra khi kiểm soát thủ công hoặc quy trình thiếu chặt chẽ. Sai lệch trong nhập – xuất – tồn có thể dẫn đến thất thoát do sai sót hoặc gian lận nội bộ, và chi phí này thường không dễ nhận thấy ngay lập tức. Theo thời gian, doanh nghiệp mất đi một khoản lợi nhuận không nhỏ chỉ vì thiếu hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả. Giải pháp nằm ở việc đồng bộ dữ liệu qua hệ thống POS/ERP và kiểm kho định kỳ theo tiêu chuẩn toàn chuỗi.
4. Không chuẩn hóa nhà cung cấp
Một lỗi phổ biến khác là mỗi cửa hàng trong chuỗi làm việc với các nhà cung cấp khác nhau, dẫn đến chênh lệch giá lớn và chất lượng không đồng đều. Khi thiếu danh sách nhà cung cấp chuẩn hóa, không có hợp đồng rõ ràng và không kiểm soát được tiêu chuẩn giao hàng, doanh nghiệp dễ bị đội giá mà vẫn phải chịu rủi ro về chất lượng. Điều này không chỉ khiến chi phí nguyên vật liệu tăng cao mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng. Một hệ thống chuỗi muốn tối ưu chi phí nhất định phải xây dựng mạng lưới nhà cung cấp cố định, áp dụng cơ chế đấu thầu minh bạch và kiểm định chất lượng đồng nhất.
5. Không ứng dụng các công nghệ hiện đại để tối ưu chi phí
Trong thời đại vận hành chuỗi hiện đại, công nghệ không còn là tùy chọn mà là yêu cầu bắt buộc. Một chuỗi không ứng dụng công nghệ sẽ phải đối mặt với dữ liệu phân tán, báo cáo chậm, quyết định thiếu chính xác và thao tác thủ công gây sai sót. Khi doanh nghiệp phải tăng nhân sự chỉ để xử lý những công việc mà hệ thống có thể tự động hóa, chi phí vận hành lập tức tăng mạnh. Điều đáng nói là nhiều chuỗi mất hàng trăm triệu mỗi năm chỉ vì không có hệ thống quản lý bán hàng, CRM hay ERP đủ mạnh. Đầu tư vào công nghệ ban đầu có thể tốn kém, nhưng lâu dài lại là phương án tối ưu nhất để giảm chi phí.
Bạn đang vận hành chuỗi và muốn giảm chi phí, tăng lợi nhuận, mở rộng bền vững? Hãy để chuoinhuongquyen.vn đồng hành. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy những giải pháp tối ưu vận hành, xây dựng hệ thống chuẩn hóa và chiến lược phát triển chuỗi hiệu quả. Đừng để chi phí tiếp tục “ăn mòn” lợi nhuận — bắt đầu tối ưu hóa mô hình của bạn ngay hôm nay!
